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大型企业商务会议的接待流程是怎样的

时间：2018-10-18

大型商务会议的接待流程是怎样的？你了解么？西安会议策划公司——九游体育文化传媒公司整理了一场企业商务会议的流程，希望对你能有所帮助。
一、会务工作总体思路 
首先将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量；确保每项任务均有专人负责；确保每项任务均须制订周密的工作计划；最后要确保计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
（一）成立会务组 
1.会务组组长：总体负责。 
2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。
3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿等后勤保障事宜。  
（二）明确会议概况
西安会议策划公司建议全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：会议主题、会议的级别与规模、参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）、会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）、会议经费申批。 
（三）下发会议通知、登记代表名单
1.责任人：文秘材料小组。 
2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项（如要求自带有关材料、物品等）、会议回执、会址交通导引。 
3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议代表登记表》,制作会议名册。登录工作应尽早完成,并在此基础上制订《会务接待指南》。
（四）选定会议地点 
1.责任人:后勤保障小组。 
2.责任:联系几家酒店,实地考察、比较。一般西安会议策划公司会调查这几个项目：客房、会场及其他服务项目的价位；了解各家的客房、会议室、休闲设施、环境等，房间有无网线，是否包含早餐；了解各家的办会经验、餐饮质量、服务态度等；交通是否便利；当期有无接待能力。
3.综合比较后按优质低价原则选取一家,签报领导批准。领导批准后,立即完成以下工作:(1)与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣；(2)根据会议预算领取支票
（五）准备会议材料、用品 
1、责任人:两组分工协作。
2、材料内容:会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外,还应包括:(1)会议代表名单(附房间号)；(2)日程安排,各项活动地点及注意事项等 
3、会议用品:会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:
(1)与会领导桌签、会议代表证、会场条幅(可由宾馆代为制作)
(2)文件袋、笔记本、笔 
(3)录音机、照相机、摄像机 
(4)便携机、打印机及纸张、投影仪(根据需要)
(5)花卉、水果及方便食品(可由宾馆准备,或自行购置、分发) 
(6)药箱(备常用药品)
（六）餐饮安排 
1、责任人：后勤保障小组
2、责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：吃饭人数，包间预订，烟、酒水准备，饭后车辆安排。
（七）会场安排 
1、责任人：后勤保障小组
2、责任:与宾馆紧密协调、现场核查,尽早落实以下工作:会议室，领导临时休息室，各次分会的会场布局,包括:大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响灯光、摄像负责人、投影仪。
（八）文体活动安排（会后去周边旅游景点应按实际时间安排） 
（九）房间安排 
1、责任人:后勤保障小组。
2、责任:在确定了参会代表名单之后,即在宾馆订房、安排房间,包括:房间内水果、烟、矿泉水的摆放。
三、会中服务 
（一）接站 
（二）签到
1.在正式报到前日,应完成以下工作:将分装好会议材料的文件袋运至宾馆；统一领取代表餐券并分装至文件袋；统一领取代表房间钥匙；在房门上粘贴印有代表姓名的纸张；花卉、水果等分发到各房间；准备好签到簿、订票登记单等待用。 
2.签到工作包括以下环节:在宾馆门厅悬挂欢迎条幅(或设置欢迎引领标牌)；在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。
3.代表签到过程包括在《会议房间安排表》上签到，领取会议文件袋，领取房间钥匙，最后西安会议策划公司提醒要记得确认返程日期及订票。
四、会后收尾 
（一）退房、送站 
（二）纪念品的发放

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