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西安会议策划公司，论坛策划要点

时间：2021-12-10

前几天和朋友聊天偶然得知领导让他负责组织一次大型学术论坛，可是他之前并没有组织类似活动的经验，怕自己弄不好这场活动，害公司丢面子不说，自己恐怕也要受批评。正好西安会议策划公司——九游体育文化曾经策划过很多大型会议活动，为朋友帮忙也是义不容辞的，便连夜整理了一份策划论坛会议活动的要点，希望能帮到对方吧。 
在小编看来，会议论坛基本都是有目的性的命题作文，因此策划前先要了解会议主办方的意图，自身有哪些优势资源，再根据主办方的意图，确定论坛形式、论坛主题、规模、地点、时间、赢利点，做好优势分析和难点分析，形成一个会议说明文字报给会议主办方。会议说明中主要包括：会议背景、论坛概况（含论坛主题、举办时间、指导单位、主办单位、协办单位、承办单位、支持媒体），参会人员类型数量、内容设置（含结构说明、会议流程）。
将会议说明交给会议主办方后，对方就基本可以确定论坛主题了，尤其是相关领导发言主题一定要慎重选择。
如果有分论坛，确定时需要一定时间和经验。主论坛发言通常包括：领导致辞、主旨发言、所在政府或企业领导发言，主办方发言。具体的话题的话，一般要按照发言嘉宾的身份来安排发言话题和时间。嘉宾和领导发言的内容，策划人只能给出建议，具体的发言题目（或PPT发言题目）需要领导自定。策划时应抓住主题，通知嘉宾时一定要给出论坛会议的大致主题，嘉宾可完全按照主题做准备，或者准备与该主题相关的发言内容。一般上午会议（或者上半场）主要照顾领导、赞助商、主办方。
在西安会议策划公司看来，论坛会议要想做出特色，使之具有影响力且能够被媒体关注，令赞助商和参会者满意，形式万不可单一。除了领导层次的演讲发言外，还要设立活动发布、刊物发布、机构成立仪式、项目签约等内容。这些活动环节时间不可过长，可放在领导们发言完毕之后，具体分主题发言之前，或者直接放在所有人讲完之后，会议茶歇之前。
论坛会议策划还应考虑赞助商的需求，可派专人在签到台发放赞助商资料、参会证、手提袋，会议背景板上可添加赞助单位logo，讲话过程中让赞助商领导发言，允许让赞助商领导和支持单位大领导在贵宾室见面照相，会前和茶歇播放赞助单位宣传视频等。
互动交流环节一般会在舞台上摆放4~8个椅子（算上主持人的），呈浅弧形，让中间的大领导面对观众，最远处的可以是侧脸，但是尽量都面对观众。投影或LED大屏中即时播放领导发言画面。什么时候全景，什么时候特写，相关技术人员一定要提前和发言人商量好。
通常论坛会议是由主持人串联整个交流，抛出话题，引导各位嘉宾说出自己的观点，基本都是按照职位高低、影响力来安排其发言顺序。互动环节主要分为台上嘉宾互相之间的交流，以及台上台下互动两部分。注意：互动环节不要超过1个小时，台上嘉宾讨论话题不要超过3个，台上台下互动话题也不要超过3个，否则会耽误很多时间。
一般半天的会议，以上部分就足够了，但是如果是全天会议，或者多天会议，就需设置分论坛了。分论坛设置有几个原则：
（1）招商优先，按照赞助商的需求设定分论坛主题和规模形式；
（2）热点优先，积攒人气，以便对外招商和宣传；
（3）选择领导们得意喜欢的事；
（4）为了凸显主题而设置的分论坛。分论坛和主论坛之间可能换会议室，至少有一段时间的间隔，所以形式上可能有转变，分论坛可单独选择形式，如：U形、回形等。
致辞+演讲+发布+互动，便可基本已经满足一般会议论坛需要。但是为了满足赞助商，或者实现盈利的需要，可能还涉及到会后集体参观、考察环节。
除此之外，策划会议论坛时还应注意以下几个问题：
1、媒体宣传：分为内外部分，既可选择自己做活动官网、活动专题、新闻报道，也可借助外部媒体来宣传。活动官网/专题主要包括：活动介绍、流程介绍、拟邀嘉宾、报名表下载、现场实录、赞助广告位等。媒体不要花太多钱，也无需太多，但一定要注意类型，网媒、报刊、视频、专业媒体、当地媒体等都要考虑到；
2、物料：包括会议手提袋、会议手册、项目手册、参会证、背景板、易拉宝、水牌等，这些需要提前设计、制作，同时也是招商的项目。一般嘉宾、招商在会前两三天才能确定完，会议手册应提前2~4天拿到。其他的物料，如果是在本地的话，会前拿到即可；
3、会议招商问题：会议主题形式都要和招商赞助相关，这一问题应贯彻会议始终；
4、会议的流程控制表、任务分工表、物料表也一定要在策划阶段准备好。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点，西安会议策划公司——西安九游体育提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
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